Dưới đây là một vài mẹo nhỏ khi mua văn phòng phẩm dự trữ cho công ty mà chúng ta cần lưu ý.

1. Phòng tránh sự cố khi đặt mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty

Hầu hết mọi người khi làm việc trong công ty, cơ quan hay đơn vị nào đó đều cần sử dụng những đồ dùng văn phòng phẩm đặt mua, thay vì phải dự trù và tính toán đặt hàng từ trước, cách làm này thường phù hợp với những công ty không có quá nhiều không gian để dự trữ đồ dùng văn phòng phẩm.

Tuy nhiên khi có trường hợp hết đồ văn phòng phẩm trong công ty, khi đặt mua hàng mà người giao hàng tới chậm, người bán đang bận hoặc lượt khách đặt mua quá nhiều khiến việc giao hàng chậm trễ…. Cũng gây ảnh hưởng không nhỏ tới công việc của cá nhân hay công ty của bạn, vì vậy công việc có thể bì trì hoãn mà không hề được dự tính trước.

Thậm chí có những trường hợp đơn vị công ty đặt mua đồ dùng văn phòng phẩm với số lượng quá ít, lắt nhắt khiến người bán có thể đắn đo mức giá, thậm chí giá cả có thể cao hơn nhiều so với khi mua đồ dùng văn phòng phẩm số lượng nhiều, thậm chí trong trường hợp gấp có thể khiến bạn phải tự đi mua vì đồ văn phòng phẩm không chuyển tới kịp.

Để phòng tránh những sự cố này, tốt nhất chúng ta nên dự trù trước đồ dùng văn phòng phẩm cần dùng, và mua chuẩn bị ngay khi đồ dùng gần hết, đảm bảo cho công việc của công ty có thể vận hành liên tục và không ngắt quãng vì bất cứ lý do gì liên quan tới đồ dùng văn phòng phẩm.

2. Những đồ dùng cần mua dự trữ

Thông thường những đồ dùng văn phòng phẩm cần mua dự trữ thường là những đồ dùng được sử dụng thường xuyên, hoặc sản phẩm đó đang trong thời gian khuyến mãi thì nên mua, bao gồm giấy photocopy, giấy in, bút viết…. nhằm đảm bảo vừa tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể mà còn đảm bảo thời gian làm việc vận hành liên tục.

Vì vậy khi mua đồ dùng văn phòng phẩm dự trữ, chúng ta lên lên kế hoạch trước để tiết kiệm chi phí tối đa.

3. Mua đồ dùng văn phòng phẩm chất lượng

Một trong những kinh nghiệm quý báu khi tìm mua đồ dùng văn phòng phẩm là nên mua những sản phẩm chất lượng, và chia sản phẩm theo từng mục đích sử dụng như : Đồ dùng văn phòng sử dụng một lần, đồ dùng văn phòng dùng ngắn hạn, dài hạn hoặc đồ dùng văn phòng làm quà tặng…. từ đó điều chỉnh chi phí sao cho thích hợp.

+ Những đồ dùng văn phòng sử dụng một lần như kẹp giấy, giấy nhớ, ghim giấy thì nên chọn những sản phẩm rẻ tiền, không đòi hỏi độ bền cao, chu kỳ sử dụng ngắn và có thể bỏ đi khi đã dùng.

+ Những đồ dùng văn phòng phẩm ngắn hạn như giấy photo, bút viết hoặc kim bấm thì cần có sự ổn định, đáp ứng được nhu cầu người dùng cần.

+ Với đồ dùng văn phòng phẩm dùng dài hạn như máy tính chuyên dụng, bìa lưu trữ …. Thì cần quan tâm nhiều hơn tới chất lượng sản phẩm, nên chọn mua sản phẩm tốt để tránh phát sinh lỗi, gián đoạn và làm giảm hiệu suất công việc.

+ Riêng với những đồ dùng văn phòng phẩm làm quà tặng thì chúng ta cần chú ý nhiều hơn tới thương hiệu, chất lượng, mẫu mã để nâng cao hình ảnh của công ty và thái độ của bạn đối với đối tác.